Office manager

Als office manager bij Cenergie, kom je terecht in een ambitieus en inventief ingenieursbureau in volle ontplooiing. Met ongeveer 25 medewerkers begeleiden we organisaties op het gebied van duurzaamheid en energie-efficiëntie. Als een multidisciplinair kennisbedrijf bieden we integrale advies-, ontwerp-, ingenieurs- en managementdiensten aan om het energie-efficiënt (ver)bouwen en beheren van gebouwen te bevorderen.

Functieomschrijving

In de rol van Office Manager speel je een cruciale rol en ben je een onmisbare schakel binnen onze organisatie. Je taken kunnen als volgt worden onderverdeeld:

Kernverantwoordelijkheden:
1.    Documentenbeheer: Beheren van commerciële dossiers en administratieve voorbereiding van offertes. Dit vormt de kern van je functie als Office Manager en vereist nauwkeurigheid en aandacht voor  detail.
2.    Informatievergaring: Onderzoek doen en relevante informatie verzamelen voor rapporten en besluitvorming, ter ondersteuning van documentbeheer en salesactiviteiten.
3.    Klantenservice: Behandelen van klantvragen met professionaliteit en vriendelijkheid, waardoor sterke klantrelaties worden onderhouden.
4.    Marketing: Onderhouden van de website, beheren van LinkedIn en Facebook, en bijdragen aan nieuwsberichten om onze zichtbaarheid te vergroten.

Bijtaken:
1.    Vertrouwenspersoon: Als Office manager zal je fungeren als de 'go-to' persoon voor ons personeel en begrijpen wat er speelt, wat bijdraagt aan een positieve werkomgeving.
2.    Office Management: Zorgen voor een soepele werking van kantoorapparatuur en materiaalbestellingen..
3.    Administratieve ondersteuning: Uitvoeren van algemene administratieve taken, inclusief inkoop en contractbeheer.
4.    Kwaliteit: Onderhouden van het kwaliteitssysteem en ondersteuning bij interne audits om te zorgen voor professionele uitvoering.
5.    HR: Beheer van payroll, wervingsondersteuning, on- en offboarding, teamevents en personeelsadministratie.
6.    Netwerken en Communicatie: Onderhouden van contacten met onder meer architectenbureaus om ons netwerk te versterken.
 

Vereisten:

Om succesvol te zijn in deze rol, vragen we het volgende:

• Ongeveer 10 jaar ervaring, bij voorkeur met een sterke nadruk op salesondersteuning, met name in het opstellen van offertes en dossier voorbereiding.
• Ervaring met overheidsopdrachten is geen must maar wel een grote meerwaarde.
• Uitstekende beheersing van het Nederlands en Frans.
• Sterke coördinatie- en organisatievaardigheden.
• Het vermogen om prioriteiten te stellen en een breed scala aan taken te beheren.
• Vertrouwelijkheid en benaderbaarheid.
• Een proactieve en ondernemende instelling.
• Ervaring met commerciële dossiers wordt als een pluspunt beschouwd.

Wat bieden wij:

• Thuiswerkmogelijkheden en flexibele uren voor een goede werk-privébalans.
• Mogelijkheid om 4/5de te werken.
• Een inspirerende werkomgeving in ons kantoor.
• Als Office manager ben jij de spilfiguur binnen de organisatie met een tastbare impact.
• Korte beslissingslijnen en ruimte voor zelfstandig handelen.
• Opleidingsmogelijkheden in lijn met je verantwoordelijkheden.
• De kans om een cruciale rol te spelen in het ondersteunen van ons managementteam.

Bij Cenergie investeren we in onze medewerkers en bieden we een stimulerende werkomgeving met veel groeimogelijkheden. Als je op zoek bent naar een uitdagende en lonende carrière als office manager, aarzel dan niet om te solliciteren. We kijken uit naar jouw sollicitatie.